Einen förmlichen Brief / eine förmliche E-Mail schreiben
Briefe und E-Mails sollten klar und korrekt strukturiert sein. Beginne mit dem Briefkopf, gefolgt von Betreff, Anrede, Brieftext und Abschluss. Lerne, wie du höflich und sachlich kommunizierst. Bist du neugierig geworden? Dies und noch mehr findest du im nächsten Abschnitt.
- Wie schreibt man einen förmlichen Brief bzw. eine förmliche E-Mail?
- Wie beginnt man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail?
- Förmlichen Brief und förmliche E-Mail schreiben: Betreffzeile, Anrede und Brieftext
- Wie beendet man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail?
- Wichtige Informationen zu förmlichem Brief und förmlicher E-Mail auf einen Blick
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Grundlagen zum Thema Einen förmlichen Brief / eine förmliche E-Mail schreiben
Wie schreibt man einen förmlichen Brief bzw. eine förmliche E-Mail?
Stell dir vor, du hast eine tolle Idee oder ein wichtiges Anliegen und möchtest dies deiner Schulleiterin oder deinem Schulleiter mitteilen. Mit Hey Schulleiterin, ich hab da mal 'ne Idee, geschrieben auf einem abgerissenen Blatt Papier, würdest du dein Anliegen nicht optimal präsentieren. Dafür musst du wissen, was ein förmlicher Brief und eine förmliche E-Mail ist.
Wie kann man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail formulieren und wie ist der Aufbau? In diesem Überblick werden dir die Bestandteile, auf die man beim Schreiben eines förmlichen Briefes besonders achten muss, anhand von Beispielen näher erläutert: Briefkopf, Betreffzeile, Anrede, Brieftext, Grußformel und Unterschrift. Auch lernst du, auf die Unterschiede zwischen einem förmlichen Brief und einer förmlichen E-Mail zu achten (Briefkopf, Unterschrift). Mithilfe einer Vorlage bzw. eines Musters kannst du das Schreiben eines förmlichen Briefes und einer förmlichen E-Mail konkretisieren.
Wie beginnt man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail?
Der Einstieg in einen förmlichen Brief und eine förmliche E-Mail unterscheidet sich, sodass dir im Folgenden diese beiden Arten nacheinander vorgestellt werden:
Förmlicher Brief
Grundsätzlich ist der Briefkopf das zentrale Unterscheidungsmerkmal, wenn man untersucht, wie ein förmlicher Brief im Gegensatz zu einem informellen Brief und einer E-Mail aufgebaut ist.
- Den Briefkopf beginnst du damit, dass du Ort und Datum in die rechte obere Ecke schreibst. In manchen Fällen wird diese Zeile auch erst nach den Empfängerdaten eingefügt.
- In der gleichen Zeile links schreibst du den Namen der Absenderin oder des Absenders, in deinem Fall deinen Namen.
- Eine Zeile darunter folgt die Angabe der Straße und Hausnummer und in der darauffolgenden Zeile die Postleitzahl und der Wohnort.
- In den meisten Fällen wird unterhalb der Adresse die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse eingefügt.
- Nach den Angaben zur Adressatin oder zum Adressaten wird, mit einer Leerzeile dazwischen, die Empfängerin oder der Empfänger genannt. Darauf folgt – jeweils in einer eigenen Zeile – Name, Straße und Wohnort.
- Vor dem Namen der Empfängerin oder des Empfängers wird in der Regel festgehalten, bei welcher Institution oder Firma die Person tätig ist.
Förmliche E-Mail
Auf einen Briefkopf verzichtet man bei der E-Mail, da bereits die technische Struktur Felder zum Eintragen einiger Informationen bereithält bzw. automatisch generiert (z. B. aktuelles Datum). Zum Verschicken der E-Mail musst du in das erste Feld die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers eintragen. Die Angaben der Absenderin oder des Absenders (Name, Adresse, Telefonnummer) setzt du ganz am Ende der E-Mail ein.
Förmlichen Brief und förmliche E-Mail schreiben: Betreffzeile, Anrede und Brieftext
Anders als bei einem privaten Brief wird bei einer formellen Vorlage immer ein Betreff genannt. Dieser beinhaltet das Thema oder den Grund des Briefes bzw. der E-Mail. Beim Brief wird das mit jeweils einer Leerzeile Abstand zwischen den Empfängerdaten und der Anrede eingefügt. Bei der E-Mail gibt es hierfür ein eigenes Eintragungsfeld.
Nun folgt der Brief- oder Mailtext. Dieser wird mit einer speziellen Anredeformel eingeleitet wie zum Beispiel: Sehr geehrte Frau (Nachname). Schreibst du einen förmlichen Brief an eine Institution oder eine Firma, ohne eine direkte Ansprechperson zu kennen, verwendest du diese allgemeine Formulierung: Sehr geehrte Damen und Herren. Im Anschluss an die Anrede setzt du ein Komma, beginnst eine neue Zeile und schreibst klein weiter.
Zu Beginn des Brieftextes nennst du den Anlass des Briefes oder dein Anliegen. Um das Anliegen deutlich zu erklären, beschreibst du deinen Standpunkt ausführlich. Versuche so genau wie möglich zu formulieren, um was es dir geht und was dir wichtig ist. Achte jedoch darauf, klar und sachlich zu bleiben und Aspekte nicht zu wiederholen.
Wichtig! Nutze bei allen förmlichen Brief- und E-Mailtexten das Anredepronomen Sie und die Possessivpronomen Ihnen, Ihr, Ihre (Höflichkeitsanrede) mit Großschreibung.
Wie beendet man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail?
Hast du deinen Standpunkt genau dargelegt, ist es oft von Vorteil, am Ende des förmlichen Briefes bzw. der E-Mail einen Wunsch oder eine Bitte an die Empfängerin oder den Empfänger auszusprechen. Was ist das konkrete Ziel des Briefes oder welche Forderung bzw. Bitte hast du? Achte bei dem Briefschluss des förmlichen Briefes auf eine höfliche und wertschätzende Formulierung – ein Befehlston ist hier nicht angebracht.
Um den Brief bzw. die E-Mail abzuschließen, fügst du am Ende eine Grußformel ein, beispielsweise Mit freundlichen Grüßen oder Viele Grüße. Achte darauf, hier keine Satzzeichen wie zum Beispiel ein Komma zu setzen und deine Unterschrift in der darauffolgenden Zeile zu platzieren. Bei einer E-Mail ist eine handschriftliche Unterschrift meist nicht möglich – man endet mit dem Vor- und Nachnamen.
Wichtige Informationen zu förmlichem Brief und förmlicher E-Mail auf einen Blick
| Bestandteile eines förmlichen Briefes | |
|---|---|
| Briefkopf | Der Briefkopf besteht aus mehreren Teilen: - Angabe zu Ort und Datum (meist oberste Zeile rechts) - Name der Institution/Firma - Name und Adresse der/des Absendenden |
| Betreff | Im Betreff wird das Thema bzw. das Anliegen des Briefes genannt. |
| Anrede | - Im förmlichen Brief nutzt du meist die Anredeformel Sehr geehrte ... - Dahinter setzt du ein Komma. |
| Brieftext | - Der Brieftext beginnt nach der Anrede und dem anschließenden Komma mit Kleinschreibung und in der nächsten Zeile. - Du erläuterst das Anliegen klar und sachlich. - Dabei achtest du auf ausreichende und überzeugende Informationen. |
| Briefschluss | - Am Ende des Brieftextes formulierst du in der Regel einen Wunsch oder eine Bitte. - Den Brief beendest du mit einer Grußformel wie beispielsweise Mit freundlichen Grüßen oder Viele Grüße. - Darunter setzt du deine Unterschrift. |
| Briefumschlag | Nachdem du das Schreiben des förmlichen Briefes abgeschlossen hast, musst du den Briefumschlag mit den Empfängerdaten beschriften. Vergiss die Briefmarke nicht. |
Für die förmliche E-Mail musst du dir merken, dass kein Briefkopf eingesetzt wird und du stattdessen nur die E-Mail der Empfängerin oder des Empfängers einträgst. Alle weiteren Bestandteile sind gleich, bis auf die Unterschrift (nicht handschriftlich) und die Angaben zur Absenderin bzw. zum Absender, die erst nach der Unterschrift am Ende der E-Mail eingefügt werden.
Im Anschluss an das Video kannst du dein Wissen über das Schreiben formeller Briefe und E-Mails im Fach Deutsch testen und mit weiteren Übungen vertiefen. Interessant ist auch der Vergleich mit dem Schreiben eines persönlichen Briefes oder einer persönlichen E-Mail und dem Schreiben eines Leserbriefes.
Transkript Einen förmlichen Brief / eine förmliche E-Mail schreiben
In der kanadischen Landschaft lassen sich so allerhand Fabelwesen erblicken. Weil Janka gerne fotografiert und neue Leute kennenlernen will, beschließt sie, einen förmlichen Brief an ihre Schulleitung zu schreiben, um die Gründung einer Foto-AG in die Wege zu leiten. Janka nimmt sich dafür ein DIN A4-Blatt zur Hand. Sie beginnt mit dem Briefkopf. Dafür schreibt sie Ort und Datum in die obere rechte Ecke. "Kitsault, den 14. Oktober 2020." Etwa auf gleicher Höhe in die LINKE Ecke, notiert Janka die Angaben zu ihrer Person. "Janka Spitzzahn, Bluberry Weg Drei, 13244 Kitsault, 555-432978, Janka Spitzzahn @ scarymail Punkt com." Danach folgen die Angaben zum Empfänger bzw. der Empfängerin des Briefes. "Hazelton Highschool, Frau Scarlet Pumpkin, River Straße Fünf, 13246 Hazelton." Aufgepasst! In manchen förmlichen Briefen findest du Ort und Datum auch erst NACH den beiden Adressangaben auf der rechten Seite. Auf den Briefkopf, folgen Betreffzeile und Anrede: "Gründung einer Foto-AG." "Sehr geehrte Frau Pumpkin." Würde Janka den Empfänger bzw. die Empfängerin des Briefes nicht kennen, würde sie ihren Brief mit "Sehr geehrte Damen und Herren" beginnen. Wichtig! Nach der Anrede setzt du ein Komma - so wie hier - und schreibst danach klein weiter. Janka formuliert folgenden Brieftext an die Rektorin ihrer Schule: "Viele Schülerinnen und Schüler verbringen ihre freien Nachmittage allein zuhause. Dort spielen sie Videospiele oder konsumieren soziale Medien, anstatt sich in der Natur aufzuhalten. Dies sollte meiner Meinung nach dringend geändert werden. Ich sehe daher die Gründung einer Foto-AG als ideale Möglichkeit, die Schüler und Schülerinnen der Hazelton Highschool für eine gemeinschaftliche Aktion in die Natur zu locken." Am Anfang des Briefes solltest du den Anlass, das Problem oder dein Anliegen nennen und deinen Standpunkt vorbringen. Janka schreibt weiter: "Im Rahmen einer Foto-AG, die sich ein bis zweimal die Woche nach dem Unterricht trifft, könnte eine kleine Gruppe von Schülerinnen und Schülern gemeinsam die vielseitige Landschaft Kanadas erkunden. Das gemeinschaftliche Fotografieren von Landschaften und den dort ansässigen Fabelwesen stärkt nicht nur den Gruppenzusammenhalt, sondern fördert Kreativität und Fertigkeit und schafft eine neue Naturverbundenheit." Um ihr Anliegen zu stärken, verdeutlicht Janka ihren Standpunkt. Dann schließt sie ihren Brief ab: "Daher möchte ich Sie bitten, die Gründung einer Foto-AG zu genehmigen und eine finanzielle Unterstützung für ein professionelles Fotografie-Equipment zu prüfen." Am Ende eines förmlichen Briefes steht oft ein Wunsch, eine Bitte, ein konkretes Ziel oder eine Forderung. Aufgepasst! Schreibe das Anredepronomen „Sie“ und alle Formen davon (z. B. „Ihnen“, „Ihr“, „Ihre“) groß. Achte auf eine angemessene und höfliche Wortwahl. Schließlich ergänzt Janka noch eine Grußformel und ihre Unterschrift: "Mit freundlichen Grüßen Janka Spitzzahn." Die Grußformel und die Unterschrift stehen jeweils in einer eigenen Zeile. Am Ende setzt man weder Punkte, Kommas noch Ausrufezeichen. Als Grußformel kannst du auch "Viele Grüße" oder "Hochachtungsvoll" nutzen, wobei letzteres eher selten gebraucht wird. Janka hat den Brief abgeschickt und wartet gespannt auf eine Antwort ihrer Schulleitung. Oh nein! Der Regen hat die Adresse unleserlich gemacht und der Brief konnte deshalb nicht zugestellt werden. Janka beschließt, den gleichen Text einfach als E-Mail zu verschicken. Dafür muss Janka aber noch die E-Mail-Adresse der Empfängerin eingeben und den Betreff in die entsprechende Zeile kopieren: Damit die E-Mail ordentlich wirkt, verwendet Janka eine schlichte Schriftart, wie z. B. Arial oder Calibri. Die Schriftgrößte sollte gleich bleiben und der Zeilenabstand einzeilig sein. Auch die Absätze übernimmt Janka in ihre E-Mail. Am Ende einer E-Mail folgen in der Regel noch die Daten des Absenders bzw. der Absenderin. Diese bestehen aus Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Damit du diese Informationen nicht immer neu eingeben musst, kannst du eine sogenannte Signatur erstellen. Diese wird am Ende jeder E-Mail automatisch eingefügt. Klick! Und schon hat Janka die Bitte an ihre Rektorin verschickt. Und tatsächlich! Jankas Idee wurde umgesetzt und bereits vier Wochen später sieht man die ersten Ergebnisse der Foto-AG. Ähm, okay.
Einen förmlichen Brief / eine förmliche E-Mail schreiben Übung
-
Fasse den Aufbau eines förmlichen Briefes zusammen.
TippsDie Anfangs- und Endbestandteile eines Briefes sind einfach zu finden – oben steht der Briefkopf und das Ende wird mit einem Gruß und der Unterschrift gesetzt.
Bevor die Empfängerin oder der Empfänger angesprochen wird, steht eine kurze Information über das Anliegen des Briefes oder der Mail.
LösungDer Aufbau eines Briefes und einer E-Mail ist unterschiedlich. Beim Brief beginnt man mit dem Briefkopf (Empfänger*in, Adressat*in, Datum), woran sich der Betreff und die Anrede anschließen. Dann folgt der Brieftext und am Ende steht die Grußformel mit Unterschrift.
Bei der E-Mail trägst du nur die E-Mail-Adresse des Empfängers bzw. der Empfängerin ein und den Betreff. Die Beschriftung des Textfelds wird mit der Anrede eröffnet. Daran schließt sich der E-Mail-Text, die Grußformel und die Unterschrift an. An das Ende setzt du deine Daten, also die der Absenderin oder des Absenders.
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Beschreibe die einzelnen Bestandteile eines förmlichen Briefes näher.
TippsDie Betreffzeile steht nach den Adressangaben, um der Empfängerin oder dem Empfänger einen kurzen Einblick in das Anliegen zu geben.
Die Anredeformel leitet den Brieftext ein und wird mit Komma abgetrennt.
Im Fließtext beschreibst du den Grund des Schreibens und gibst deine eigene Meinung wieder. Schließe das mit einem Wunsch oder einer höflichen Forderung ab.
LösungJetzt bist du Expert*in bei der Formulierung von förmlichen Texten.
- Beim Briefkopf kennst du die Abfolge – zuerst Absender*in, dann Empfänger*in und das Datum rechtsbündig.
- Darauf folgt die Betreffzeile, die in wenigen Worten dein Anliegen beschreibt. Davor und danach setzt du ca. zwei Absätze.
- Den Brieftext leitest du mit der Anrede „Sehr geehrte/r …“ und Komma ein.
- Dann folgt dein Brieftext, in dem du dein Anliegen, dein Standpunkt sowie am Ende einen Wunsch, eine Forderung formulierst.
- Am Ende folgt die Grußformel und deine Unterschrift.
-
Bestimme, wo sich die Angaben befinden.
TippsAbsender*in oder Empfänger*in zuerst – das ist hier die Frage. Orientiere dich im Briefkopf an der alphabetischen Ordnung, also A vor E.
LösungAb jetzt weißt du Bescheid: Erst werden die Angaben zur Absenderin oder zum Absender mit Name, Adresse und E-Mail-Adresse notiert. Im Anschluss daran folgen mit ca. zwei Zeilen Abstand die Angaben zur Empfängerin oder zum Empfänger mit Namen und Adresse.
Zum Briefkopf gehört noch die Ort- und Datumsangabe. Diese kannst du gleich in die erste Zeile oder erst nach beiden Adressangaben rechtsbündig setzen.
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Erschließe dir, worauf es beim Schreiben eines förmlichen Briefes ankommt.
TippsLies dir zunächst den gesamten Text in Ruhe durch, bevor du den Inhalt des Textes sowie die Überschriften findest.
Die Überschriften der Textabschnitte sind fett markiert.
Zwei Begriffe bleiben übrig.
Um dein Anliegen passend zu formulieren, achte u. a. auf eine höfliche Wortwahl und die Großschreibung von Anredepronomen.
Höfliche Formulierungen platzieren ein formelles Anliegen besser als eine informelle Wortwahl.
LösungGründe für das Erstellen eines förmlichen Briefes können vielfältig sein. Hast du schon einmal einen solchen Brief formuliert und alle Punkte bedacht?
Achte auf den Aufbau, d. h. stelle dein Anliegen vor, gib deine eigenen Standpunkte wieder und formuliere am Ende deinen Wunsch oder auch eine Forderung. Achte dabei auf eine angemessene und höfliche Wortwahl und schreibe die Anredeformen Sie, Ihnen etc. groß.
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Bestimme die zwei Möglichkeiten der Formulierung einer förmlichen Anrede.
TippsWenn du den Namen der Person, der du einen Brief oder eine E-Mail schreibst, nicht kennst, verwendest du die allgemeine Version „Sehr geehrte Damen und Herren, …“.
LösungBei der Anrede hast du also zwei Möglichkeiten der Formulierung bei einem förmlichen Brief.
- Kennst du den Namen der Empfängerin oder des Empfängers, verwendest du die personalisierte Form mit „Sehr geehrte Frau ..., …“ oder „Sehr geehrter Herr ..., …“.
- Sind dir die Empfängerin oder der Empfänger nicht bekannt, formulierst du die Anrede offen mit „Sehr geehrte Damen und Herren, …“.
Wenn du eine Möglichkeit hast, den Namen der Empfängerin oder des Empfängers ausfindig zu machen, dann versuche es. Eine persönliche Ansprache ist immer ansprechender.
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Analysiere Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen einer förmlichen E-Mail und einem förmlichen Brief.
TippsDrei Briefteile werden beim Schreiben einer E-Mail aufgrund der digitalen Form nicht übernommen bzw. sind anders.
- Statt Empfängername und -postadresse wird die E-Mail-Adresse eingetragen.
- Das Datum wird digital generiert, der Ort fällt weg.
- Briefumschlag und Briefmarke sind hinfällig.
Anders als in der Briefform werden Absendername und -adresse oft ganz am Ende der E-Mail platziert (Signatur) und statt der handschriftlichen Unterschrift wird der Name über die Tastatur unter die Grußformel gesetzt. Man benötigt eine E-Mail-Adresse und die Übermittlung erfolgt umgehend.
LösungBeim Verfassen einer förmlichen E-Mail kann man manche Tipps für den Formbrief übernehmen. Der Betreff ist als eigene Zeile generiert (wenige Worte), die Anrede, der Brieftext und die Grußformel bleiben gleich.
Streichen kannst du die Nennung von Ort und Datum sowie die Angaben zur Empfängerin oder zum Empfänger. Auch benötigst du zur Versendung keinen Briefumschlag und keine Briefmarke.
Verändern musst du die Platzierung der Absenderdaten (nämlich ganz an das Ende) sowie die Unterschrift (Tastatureingabe). Bei einer E-Mail benötigst du eine gültige E-Mail-Adresse und die Übermittlung erfolgt innerhalb von Sekunden.
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