Einen förmlichen Brief / eine förmliche E-Mail schreiben

Wie schreibt man einen förmlichen Brief bzw. eine förmliche E-Mail?

Stell dir vor, du hast eine tolle Idee oder ein wichtiges Anliegen und möchtest dies deiner Schulleiterin oder deinem Schulleiter mitteilen. Mit Hey Schulleiterin, ich hab da mal 'ne Idee, geschrieben auf einem abgerissenen Blatt Papier, würdest du dein Anliegen nicht optimal präsentieren. Dafür musst du wissen, was ein förmlicher Brief und eine förmliche E-Mail ist.

Wie kann man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail formulieren und wie ist der Aufbau? In diesem Überblick werden dir die Bestandteile, auf die man beim Schreiben eines förmlichen Briefes besonders achten muss, anhand von Beispielen näher erläutert: Briefkopf, Betreffzeile, Anrede, Brieftext, Grußformel und Unterschrift. Auch lernst du, auf die Unterschiede zwischen einem förmlichen Brief und einer förmlichen E-Mail zu achten (Briefkopf, Unterschrift). Mithilfe einer Vorlage bzw. eines Musters kannst du das Schreiben eines förmlichen Briefes und einer förmlichen E-Mail konkretisieren.

Wie beginnt man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail?

Der Einstieg in einen förmlichen Brief und eine förmliche E-Mail unterscheidet sich, sodass dir im Folgenden diese beiden Arten nacheinander vorgestellt werden:

Förmlicher Brief

Grundsätzlich ist der Briefkopf das zentrale Unterscheidungsmerkmal, wenn man untersucht, wie ein förmlicher Brief im Gegensatz zu einem informellen Brief und einer E-Mail aufgebaut ist.

• Den Briefkopf beginnst du damit, dass du Ort und Datum in die rechte obere Ecke schreibst. In manchen Fällen wird diese Zeile auch erst nach den Empfängerdaten eingefügt.
• In der gleichen Zeile links schreibst du den Namen der Absenderin oder des Absenders, in deinem Fall deinen Namen.
• Eine Zeile darunter folgt die Angabe der Straße und Hausnummer und in der darauffolgenden Zeile die Postleitzahl und der Wohnort.
• In den meisten Fällen wird unterhalb der Adresse die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse eingefügt.
• Nach den Angaben zur Adressatin oder zum Adressaten wird, mit einer Leerzeile dazwischen, die Empfängerin oder der Empfänger genannt. Darauf folgt – jeweils in einer eigenen Zeile – Name, Straße und Wohnort.
• Vor dem Namen der Empfängerin oder des Empfängers wird in der Regel festgehalten, bei welcher Institution oder Firma die Person tätig ist.

Förmliche E-Mail

Auf einen Briefkopf verzichtet man bei der E-Mail, da bereits die technische Struktur Felder zum Eintragen einiger Informationen bereithält bzw. automatisch generiert (z. B. aktuelles Datum). Zum Verschicken der E-Mail musst du in das erste Feld die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers eintragen. Die Angaben der Absenderin oder des Absenders (Name, Adresse, Telefonnummer) setzt du ganz am Ende der E-Mail ein.

Förmlichen Brief und förmliche E-Mail schreiben: Betreffzeile, Anrede und Brieftext

Anders als bei einem privaten Brief wird bei einer formellen Vorlage immer ein Betreff genannt. Dieser beinhaltet das Thema oder den Grund des Briefes bzw. der E-Mail. Beim Brief wird das mit jeweils einer Leerzeile Abstand zwischen den Empfängerdaten und der Anrede eingefügt. Bei der E-Mail gibt es hierfür ein eigenes Eintragungsfeld.

Nun folgt der Brief- oder Mailtext. Dieser wird mit einer speziellen Anredeformel eingeleitet wie zum Beispiel: Sehr geehrte Frau (Nachname). Schreibst du einen förmlichen Brief an eine Institution oder eine Firma, ohne eine direkte Ansprechperson zu kennen, verwendest du diese allgemeine Formulierung: Sehr geehrte Damen und Herren. Im Anschluss an die Anrede setzt du ein Komma, beginnst eine neue Zeile und schreibst klein weiter.

Zu Beginn des Brieftextes nennst du den Anlass des Briefes oder dein Anliegen. Um das Anliegen deutlich zu erklären, beschreibst du deinen Standpunkt ausführlich. Versuche so genau wie möglich zu formulieren, um was es dir geht und was dir wichtig ist. Achte jedoch darauf, klar und sachlich zu bleiben und Aspekte nicht zu wiederholen.

Wichtig! Nutze bei allen förmlichen Brief- und E-Mailtexten das Anredepronomen Sie und die Possessivpronomen Ihnen, Ihr, Ihre (Höflichkeitsanrede) mit Großschreibung.

Wie beendet man einen förmlichen Brief oder eine förmliche E-Mail?

Hast du deinen Standpunkt genau dargelegt, ist es oft von Vorteil, am Ende des förmlichen Briefes bzw. der E-Mail einen Wunsch oder eine Bitte an die Empfängerin oder den Empfänger auszusprechen. Was ist das konkrete Ziel des Briefes oder welche Forderung bzw. Bitte hast du? Achte bei dem Briefschluss des förmlichen Briefes auf eine höfliche und wertschätzende Formulierung – ein Befehlston ist hier nicht angebracht.

Um den Brief bzw. die E-Mail abzuschließen, fügst du am Ende eine Grußformel ein, beispielsweise Mit freundlichen Grüßen oder Viele Grüße. Achte darauf, hier keine Satzzeichen wie zum Beispiel ein Komma zu setzen und deine Unterschrift in der darauffolgenden Zeile zu platzieren. Bei einer E-Mail ist eine handschriftliche Unterschrift meist nicht möglich – man endet mit dem Vor- und Nachnamen.

Wichtige Informationen zu förmlichem Brief und förmlicher E-Mail auf einen Blick

Für die förmliche E-Mail musst du dir merken, dass kein Briefkopf eingesetzt wird und du stattdessen nur die E-Mail der Empfängerin oder des Empfängers einträgst. Alle weiteren Bestandteile sind gleich, bis auf die Unterschrift (nicht handschriftlich) und die Angaben zur Absenderin bzw. zum Absender, die erst nach der Unterschrift am Ende der E-Mail eingefügt werden.

Im Anschluss an das Video kannst du dein Wissen über das Schreiben formeller Briefe und E-Mails im Fach Deutsch testen und mit weiteren Übungen vertiefen. Interessant ist auch der Vergleich mit dem Schreiben eines persönlichen Briefes oder einer persönlichen E-Mail und dem Schreiben eines Leserbriefes.